Administrative Assistentin Programmsekretariat (m/w/d) (50-70 %)

Befristet für 2 Jahre

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.
Die Koordination interner und externer Termine sowie die Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen gehören zu deinem Aufgabenbereich.
Pendenzen- und Terminlisten pflegst du sorgfältig und hältst sie stets aktuell.
Bei der Organisation von Workshops, Meetings und weiteren Veranstaltungen übernimmst du die logistische Planung, einschliesslich Raumplanung, Technik, Catering und Teilnehmendenmanagement.
Du sorgst für die strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und weiteren administrativen Dokumenten.
Im Finanzbereich unterstützt du administrative Prozesse, insbesondere die Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Zusammenstellung von Belegen und Vorbereitung von Zahlungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
Die administrative Unterstützung im Vertragswesen umfasst die Vorbereitung von Unterlagen, das Einholen von Unterschriften sowie die Ablage und Nachverfolgung von Fristen.
Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten hältst du aktuell und pflegst diese sorgfältig.
Du koordinierst die administrative Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen und kümmerst dich um den Versand von Informationen, Unterlagen und Erinnerungen.
Darüber hinaus bringst du deine Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen ein.

Dein Profil

Abgeschlossene Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise kaufmännische Ausbildung, Administration oder Gesundheitswesen; auch Berufseinsteiger:innen mit passendem Hintergrund sind willkommen
Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschul-, Forschungs- oder wissenschaftlichen Umfeld
Freude an organisatorischen Aufgaben sowie Interesse daran, sich in unterschiedliche administrative Abläufe und Themenbereiche einzuarbeiten
Erste Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil
Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Themen wie Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und Zahlungsprozesse einzuarbeiten
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, Termine und Fristen im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen
Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
Gute Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dein Lohn

Dein Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70'000 und 90'000 Franken pro Jahr.

Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach deiner Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir deinen Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerberinnen und Bewerber, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Für unregelmässige Arbeitszeiten werden in vielen Fällen Zulagen ausgerichtet. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach deinen Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der Eleonorenstiftung.

Kontakt

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Research Manager Pediatric and Neonatal Intensive Care Unit
+41 44 249 70 35

Uta Golze
Administrative Program Coordinator Swiss Sepsis Program
+41 44 249 59 82

www.kispi.uzh.ch

Claudia Guetg
Senior HR Business Partner
+41 44 249 23 15 Jetzt bewerben

Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlungen.

Dein Start bei uns

Wir freuen uns, dir die Stelle per 1. Januar 2027 oder sobald du bereit bist, anzubieten.

Der Bewerbungsprozess

Nachdem du uns deine Bewerbung über unser Online-Portal eingereicht hast, werden wir diese mit Interesse lesen. Wir werden unter den eingegangenen Bewerbungen eine Vorauswahl treffen und uns anschliessend mit dir in Verbindung setzen. Sollte es zu einem persönlichen Kennenlernen kommen, sehen wir folgenden weiteren Ablauf vor:

Bewerbungsprozess Anzeigen

Deine Vorteile

Lass dein Auto zu Hause.

Bei einem Beschäftigungsumfang von mindestens 50 % und einer Vertragslaufzeit von sechs Monaten oder mehr erhältst du pro Jahr CHF 500.– für das Generalabonnement der SBB oder ca. 25 % Rabatt auf den ZVV BonusPass für das gesamte ZVV-Gebiet. Wenn du in einem Nachbarkanton wohnst, gelten die Rabatte auch für deinen Tarifverbund. Ab einer Anstellung von 10 % erhältst du zusätzlich den BonusPass Flex, mit dem du an 100 Tagen im Jahr flexibel Bahn, Bus, Tram und Schiff nutzen kannst – egal, ob auf dem Arbeitsweg oder in der Freizeit.

Brauchst du eine Stärkung?

In unserem Personalrestaurant geniesst du die gesunden und leckeren Tagesmenüs zum Preis von Fr. 9.00. Ein vielseitiges Salatbuffet, feine Sandwiches, ein Kuchenbuffet und einiges mehr runden das attraktive Angebot ab.

Kennst du die Frauenbadi?

Keine Angst, es gibt auch eine Männerbadi. Im Herzen Europas und am Wasser gelegen verbindet Zürich modernes Stadtleben mit wunderbarer Natur. Zürich ist das Bildungs- und Wirtschaftszentrum der Schweiz und bietet mit unzähligen Events und einem grossen Kulturangebot für jeden Geschmack passende Freizeitaktivitäten. Weitere Informationen zum Arbeiten in der Schweiz findest du hier.

Wir lieben Kinder - auch deine.

Wir wissen, wie wichtig eine verlässliche Kinderbetreuung ist. Aus diesem Grund profitieren Mitarbeitende von einer Preisreduktion in ausgewählten Kitas in der Nähe unseres Standorts Lengg. So lassen sich Beruf und Familie noch besser miteinander vereinbaren.

Glück im Unglück.

Bei einem Beschäftigungsgrad von mindestens 20% bist du bei einem Unfall während der Arbeit oder in der Freizeit weltweit privat versichert. Auch wenn du unter 20% angestellt bist, profitierst du von der privaten Berufsunfallversicherung und bist zusätzlich allgemein gegen Nichtberufsunfälle versichert.

Mach einen Städtetrip.

Alle fünf Jahre wirst du für deine Treue mit zusätzlichen Freitagen belohnt. Dabei werden auch frühere Tätigkeiten am Kispi mitangerechnet.

Gute Besserung.

Arbeitest du mindestens 20% und für mehr als drei Monaten bei uns? Dann profitierst du in den meisten Fällen von der Krankentaggeldversicherung. Im Krankheitsfall erhältst du während bis zu maximal 720 Tagen ein Taggeld in der Höhe von 80% deines Lohnes.

Ab in den Süden.

Falls dir fünf Wochen Ferien zu wenig sind, geben wir unser Bestes, um dir unbezahlten Urlaub zu ermöglichen.

Wir füllen dein Sparschwein.

Wir übernehmen 60% deiner Pensionskassenbeiträge und liegen damit über dem gesetzlichen Minimum. Teilzeitmitarbeitende profitieren zudem von einem reduzierten Koordinationsabzug.

Geniesse deinen Papitag.

Mit interessanten Teilzeitangeboten möchten wir unseren Mitarbeitenden ermöglichen, Beruf und Familie miteinander zu verbinden. So ist es beispielsweise denkbar, nach der Familiengründung oder während dem Absolvieren eines Studiums das Pensum im Kispi zu reduzieren.

Wir aktualisieren dein Impfbüchlein.

Nicht nur im Notfall, sondern auch für Impfungen oder Beratungen im Zusammenhang mit der Gesundheit am Arbeitsplatz kannst du dich an unseren personalärztlichen Dienst wenden.

Schreib Geschichte.

Wir arbeiten im modernen Neubau des Universitäts-Kinderspitals Zürich in der Lengg. Der Bau vereint zukunftsweisende Architektur mit modernster Infrastruktur und optimal gestalteten Arbeitsprozessen. Grosszügige Räume, innovative Medizintechnik und eine durchdachte Umgebung schaffen beste Bedingungen für unsere Patientinnen und Patienten sowie für alle, die hier arbeiten. Gestalte mit uns die Zukunft der Kindermedizin.§

Wachse über dich hinaus.

Wo auch immer du beruflich stehst, im Kispi kommst du weiter. Unsere Laufbahnmodelle in der Pflege, in der Ärzteschaft und in der Forschung bieten dir verschiedenste Entwicklungsmöglichkeiten für deine Fach- oder Führungskarriere.

Gönn dir was.

Wir sind Mitglied bei «Corporate Benefits», dem Vorteilsportal für Mitarbeitende. So profitierst du von attraktiven Rabatten und Sonderkonditionen bei vielen bekannten Marken aus Mode, Technik, Reisen und Freizeit.

Arbeitgeber Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Das Grösste am «Kispi» aber sind die Kleinen: Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt, in 47 Fachbereichen tun wir alles zu ihrem Wohl. Nicht nur modernste Geräte und höchste Qualität in der Behandlung werden am Kispi gross geschrieben, sondern auch ein gutes Gespür für Zwischenmenschliches. Neben dem gesamten kindermedizinischen und kinder-chirurgischen Spektrum bietet das Kinderspital auch ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.

Dein Arbeitsort

Lenggstrasse 30
8008 Zürich

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Steinwiesstrasse 75, 8032 Zürich

Kontakt

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Research Manager Pediatric and Neonatal Intensive Care Unit
+41 44 249 70 35

Uta Golze
Administrative Program Coordinator Swiss Sepsis Program
+41 44 249 59 82